Supra Colibrí
Colibrí, de Supra Net, es un sistema simple y ágil de notificaciones y recordatorios de pagos a través de WhatsApp. Tiene dos funciones principales. La primera es enviar un mensaje al cliente/socio/alumno cuando el operador marca, manualmente, el mes o cuota como pagado. La segunda, notificar automáticamente a quienes estén retrasados en sus pagos cuáles son las cuotas que deben, sin intervención del operador. Cabe aclarar que no es un sistema contable (si se necesitase, se pueden hacer adaptaciones a medida)
Guía rápida
Puedes probar cómo funciona el sistema en la empresa de demostración. Inicia sesión en https://colibri.supra.uy con estos datos. Usuario: supra@supra.uy. Contraseña: supra. Ten en cuenta de que el sistema está en modo funcionamiento, por lo que los alumnos que crees deben tener tu propio número de teléfono o el de algún allegado. De lo contrario, le llegarían mensajes a desconocidos y WhatsApp podría bloquear a la empresa Supra.
Iniciar sesión.
Introduce la cuenta de demostración mencionada en el párrafo anterior.
Escritorio.
En el área principal se muestran las estadísticas en tiempo real. Los deudores, distribución de alumnos por curso, y las últimas notificaciones por WhatsApp.
Cursos
A la izquierda están los menús, o funciones. Lo primero antes de usar el programa es ingresar los cursos dictados por la academia/empresa.
Alumnos
El siguiente paso es ingresar los alumnos. El caso mostrado aquí es de una academia de inglés, donde los alumnos son menores, por lo que el sistema notifica solamente al teléfono del padre. También se ingresa a qué curso pertenece.
Y en el menú Alumnos se muestran todos los alumnos. Cuando se crea un alumno, no tiene ningún pago o cuota generado. Para crearlos, se debe ir al año elegido en la barra superior, y presionar el botón Generar Año. Se te preguntará a partir de qué mes quieres crearlo. Al aceptar, se crean automáticamente todas las mensualidades del año elegido. Una vez creadas, aparece el corazón del sistema. Cuando el operador recibe el aviso de que determinado mes fue pago, simplemente busca el alumno, va a la pestaña Pagos y hace clic en el botón del mes correspondiente. Dependiendo de cómo esté configurado, el sistema automáticamente enviará un aviso al padre del alumno diciendo qué mes se pagó, o lo pondrá en la cola para enviarlo más tarde ese mismo día, o al día siguiente a la hora elegida. Eso permite poder ingresar pagos a cualquier hora sin enviar a los padres mensajes fuera de horas laborales, por ejemplo. En la pestaña notificaciones se pueden ver todas las notificaciones enviadas a ese alumno. En estos breves videos se muestra cómo se utiliza el sistema.
Alumno – Pagos y Notificaciones.
Alumno – Botón Cobrar (método alternativo)
Este es uno de los dos métodos abreviados para pagar rápidamente sin ingresar a la ficha del alumno. En el botón verde Cobrar, aparece esta pantalla simplificada en donde se puede marcar como pagado un mes.
Configuración de ajustes
El sistema tiene ajustes configurables. El primer ajuste es cuándo enviar el mensaje de WhatsApp una vez que un mes se marca como pago. Las opciones son: inmediatamente, el mismo día a determinada hora (si ya pasó, los agenda para el otro día), o al día siguiente a la hora elegida. El segundo es cómo se cobra. Si se elige a mes adelantado, por ejemplo, el sistema considera que el mes de marzo se debe ya el 1 de marzo, y lo consideará impago. Si se elige a mes vencido, el sistema considerará que marzo se debe recién el 1 de abril. La tercera opción son los recordatorios periódicos. Se puede elegir no enviar, o enviar entre 1 y 4 veces al mes, pudiendo elegir el día y la hora. El sistema por sí solo detecta los alumnos deudores a la fecha elegida y les envía un aviso de los meses que debe, sin intervención del operador.
El sistema permite enviar un mensaje a todos los alumnos, o solamente a los de los grupos elegidos. Esto permite dar avisos rápidos, como por ejemplo, de cambios en los horarios o recordatorios para tareas y exámenes.
Pago rápido
En el menú Pago Rápido se puede pagar de un solo clic el mes de un alumno. Esto es especialmente útil para hacerlo desde el celular, ya que permite marcar como pagado en unos pocos toques. Es especial cuando no se tiene acceso a una computadora.
Mensaje de WhatsApp
Así se cómo los padres recibirán el mensaje de WhatsApp.
Notas finales
Colibrí es un sistema con un enfoque en la practicidad y simpleza, diseñado para agilizar y automatizar una de las tareas que más tiempo y energía consumen a quienes prestan servicios: el cobro. En esta demostración se exhibió una academia de inglés, pero el sistema es totalmente adaptable a clubes, empresas de seguridad, piscinas, asociaciones dentales, cooperativas, escuelas privadas, en fin, cualquier entidad que preste servicios mensuales a una base de clientes.
Si tu empresa o institución necesita funciones específicas aparte de las mostradas aquí, no dudes en contactarnos. El sistema es altamente versátil, por lo que se puede analizar cualquier situación particular y atender sus requisitos.